○東総広域水道企業団文書取扱規程
令和5年7月20日
規程第8号
東総広域水道企業団文書取扱規程(昭和56年東総広域水道企業団規程第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書の収受(第12条―第16条)
第3章 文書の処理(第17条―第22条)
第4章 文書等の発送(第23条―第27条)
第5章 編冊、保存及び廃棄(第28条―第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、本企業団における文書の取扱いについて別に定めのあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(2) 電子文書 文書のうち電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(事務処理の原則)
第3条 決裁その他の事務の処理は、文書によることを原則とする。
2 文書は、全て正確かつ迅速に取扱い常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
(文書主管課長)
第4条 文書の管理に関する事務を総括するため、文書事務を主管する総務課長をもって文書主管課長とする。
(文書主管課長の職務)
第5条 文書主管課長は、本企業団における文書事務の全般を管理調整する。
2 文書主管課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果に基づいて課の長に対し、必要な措置を求めることができる。
(課の長の職務)
第6条 課の長は、常に課における文書の処理経過を把握し、その適正かつ円滑な処理に努めるとともに、課における文書事務を統括する。
(文書処理年度)
第7条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか4月1日から翌年3月31日までとする。
(文書の区分)
第8条 文書の区分を次のように定める。
(1) 令達文書 告示、条例、規則、規程、要綱、訓令、公告、指令及び専決処分
(2) 一般文書 前号に定める令達文書以外の文書
(文書の例式)
第9条 文書は、原則として左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについてはこの限りでない。
(1) 法令等の規定により横書きにすることが不適当と認められるもの
(2) 毛筆を用いるものその他で横書きが不適当なもの
(3) 前各号に掲げるもののほか、横書きにすることが不適当と認められるもの
(令達文書の記号及び番号)
第10条 令達文書は、令達件名簿(別記第1号様式)に登録し、令達種目ごとに記号及び番号を付さなければならない。
2 令達文書の記号及び番号は、文書主管課長が付するものとする。
3 令達文書の記号は、「東総広域水道企業団」の次に令達種目を付して表示し、令達文書の番号は、暦年により表示するものとする。
(一般文書の記号及び番号)
第11条 一般文書(証明文、賞状及び契約書等を除く。)は、文書処理簿(別記第2号様式)に所要事項を記録し、記号及び番号を付さなければならない。
2 一般文書の記号は、「東水企」と表示し、一般文書の番号は、年度により表示するものとする。
3 同一の事案に属する一般文書は、同一の年度に限り同一の番号を用いることができる。この場合において、必要に応じ枝番号を用いることができる。
4 軽易な文書は、記号及び番号を省略することができる。
第2章 文書の収受
(到達文書等の処理)
第12条 到達した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、別に定めるもののほか、総務課(以下「文書主管課」という。)において、次の各号により速やかに処理しなければならない。
(1) 文書等は、開封せずに当該文書等に関係する課(以下「担当課」という。)に配布すること。ただし、開封しなければ配布先が確認できない場合は、開封した後、配布すること。
(2) 書留扱い(代金引換の取扱いを除く。以下この号において同じ。)又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便(以下「信書便」という。)の役務のうち書留扱いに準ずるものとして文書主管課長が定めるものによる文書等は、書留等収受簿(別記第3号様式)に記載するとともに担当課に配布し、受領印を徴さなければならない。
(3) 電報は、直ちに担当課に配布しなければならない。
(4) 到達した文書等の中に企業団で受領すべきでないものがあるときは、直ちに返却しなければならない。
(電子文書の受信)
第13条 電子文書については、各課において受信することができる。
(料金未納等の文書の処理)
第14条 文書主管課長は、郵便又は信書便による送付に要する料金の未納又は不足の文書が到達したときは、公文書と認められるものに限りその未納又は不足の料金を納付し、収受することができる。
(文書等の配布)
第15条 第12条第1項第1号の規定による文書等の配布は、文書主管課において担当課へ直接配布するものとする。
2 2以上の課に関係のある文書等は、その関係が最も深いと認められる課へ配布するものとする。
(配布文書等の返還)
第16条 前条の規定により配布を受けた文書等の中に当該課の所掌に属さないと認められるものがあるときは、直ちに文書主管課長に返戻しなければならない。
2 文書主管課長は、前項の規定により返戻を受けたときは、速やかに所要の手続を経て担当課へ配布しなければならない。
第3章 文書の処理
(文書の収受)
第17条 課の長は、配布を受けた文書及び課において受領した文書を直ちに開封し、自ら処理するものを除くほか、当該文書に関する事務を担当する職員に処理させなければならない。
(収受文書の処理)
第18条 収受文書は、次の各号により、迅速に処理しなければならない。
(1) 回答又は報告等を要する文書は、期限内までに処理しなければならない。
(2) 特に重要な文書又は直ちに処理しがたいものは、起案する前に上司に伺い又は「一応供覧」を表示し、上司に供覧し、その指揮を受けなければならない。
2 前項の期限内に処理することのできないものはあらかじめその理由を申し出て上司の承認を受けなければならない。
(文書の起案)
第19条 全ての事案の処理は、文書によることを原則とし起案に当たっては起案書(別記第5号様式)を用いなければならない。
2 軽易な事案については、付せん又は余白に処理要領を記載するなど略式処理をすることができる。
3 起案に関係のある法規等については、余白又は別紙に参照として抄録しなければならない。
4 文書の起案に関しては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文案はやさしくわかり易い口語文とし、適切な内容を具備し、十分な効果をあげるよう正確にすること。
(2) 急を要するものは、起案書の右上部に「至急」と朱書きし、機密に属するものは「秘」の文字を朱書きした袋に納めなければならない。
(3) 訂正したときは、訂正個所に押印すること。
(4) 起案書には、簡潔な標題をつけその次に「照会」、「回答」、「通知」等その文書の意味を表す言葉を括弧書きすること。
(5) 施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をもって起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。
(6) 同一事案で数回にわたり起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添付すること。
(7) 収受文書に基づく起案は、当該文書を添付すること。
5 起案した文書の決裁の際、前項第7号の規定により添付された収受文書は、関係職員に供覧されたものとみなす。
(電話等による処理)
第20条 電話又は口頭による照会、回答、通知等は応接報告書(別記第6号様式)にその要旨、日時、聴取者、職及び氏名を記載し、押印のうえ文書処理の例によるものとする。
(決裁)
第21条 文書の決裁は、押印又は署名によるものとする。
2 文書の決裁で緊急に処理を要するもの若しくは秘密を要するもの又は重要なもので特に説明を要するものにあっては、関係職員が持ちまわりして上司の決裁を受けなければならない。
(合議文書の取扱い)
第22条 合議を受けたときは、速やかに処理しなければならない。調査その他の理由により処理に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。
2 合議を受けた事項について、意見が合わないときは、企業長の指示を受けなければならない。
3 決裁後再回を要するものは、起案書の欄外に「要再回」と明示しなければならない。
4 合議した文書でその後起案の要旨が変更又は否定されたものは、その旨を合議済の課の長に通知しなければならない。
第4章 文書等の発送
(文書等の発送手続)
第23条 文書等の発送は、原則として、文書主管課において行うものとする。ただし、急を要する場合又は文書主管課長が担当課において発送することが適当と認めた場合は、担当課において発送することができる。
(発送文書等の送付)
第24条 発送しようとする文書等は、退庁時限1時間前までに文書主管課長に送付しなければならない。ただし、急を要する場合は、この限りでない。
2 文書等は、料金後納の方法による郵便により発送するものとする。ただし、信書以外の文書等で文書主管課長が必要と認めるものは、郵便以外の方法により発送することができる。
(公印及び契印)
第25条 発送する文書は、各当事者において浄書校合のうえ当該文書に公印を押印しなければならない。ただし、印刷又は謄写した同文の通知、照会等で文書主管課長がその必要がないと認めるものについては、公印の押印を省略することができる。
2 前項ただし書の規定により、公印の押印を省略したときは、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、当該表示をすることが適当でないものは、この限りでない。
3 職員は、第1項本文の規定により公印を押印した文書に必要があると認めたときは、原議書との契印を押印することができる。
(文書の発信者名)
第26条 文書の発信者名は、特別の例式のあるもののほか、企業長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、事務局長名又は課長名を用いることができる。
2 前項の発信者名は、職名のみを用い、氏名を省略することができる。
(電子文書等の送信)
第27条 職員は、第25条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書をファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。
第5章 編冊、保存及び廃棄
(文書保管上の注意事項)
第28条 文書は、常に整理し、紛失又は損傷のおそれがないよう保管するため、適当な措置をしなければならない。
(文書処理簿の処理)
第29条 完結した文書は、各当事者において文書処理簿にその旨を記載し、当該文書を編冊しなければならない。
2 前項の場合において同一事案が翌年度に継続するときは、文書処理簿の双方にその旨を記載しなければならない。
(編冊方法)
第30条 完結した文書は、文書処理年度ごとに、次の各号により編冊しなければならない。
(1) 文書の編冊は、背表紙並びに巻首に編冊文書目次を付し、文書の内容を明示する。
(2) 編冊する文書の厚さは、8センチメートルを標準とし、紙数等の都合により分冊したものは、必要な表示をしなければならない。
(3) 紙数等の都合により、複数の年度の文書を合冊したときは、仕切をして年度の別を明らかにしなければならない。
(4) 帳票、台帳類及び文書に附属する図画、計画書、写真等で編冊に困難なものは、課の長が適当と認める方法により収納することができる。
(書庫への保存)
第31条 編冊した文書で、事務執行上常時課等に置くものを除き、保存年限中書庫に保存しなければならない。
(保存年限の起算)
第32条 保存年限の期間の計算は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年による文書は、その完結した年の翌年1月1日から起算する。
2 予算等に関する文書については、前項の規定にかかわらず当該年度の決算の終わった月の翌月の1日から起算する。
(文書の保存年限)
第33条 文書の保存年限は、次のとおりとする。
永年保存
10年保存
5年保存
3年保存
1年保存
2 前項の規定にかかわらず法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。
(1) 永年保存に属するもの 次に掲げるもの
ア 条例、規則及び規程等例規に関するもの
イ 企業団の基本的な運営に関する計画及びその実施に関する重要なもの
ウ 重要会議に関するもの
エ 企業団議会の議案、議決書及び議事録に関するもの
オ 上級官公署からの令達及び指令その他往復文書で将来の参考となるもの
カ 訴願、訴訟、異議申立てに関するもの
キ 資産の取得、管理及び処分等に関するもの
ク 予算、決算及び出納に関する重要書類
ケ 許可、認可、契約、覚書、協定等で永年保存を必要とするもの
コ 企業団の沿革及び企業団史の資料となるもの
サ 職員の身分、進退、賞罰等人事管理の基本に関するもの
シ 企業長の事務引継に関するもの
ス その他永久保存を必要とするもの
(2) 10年保存に属するもの 次に掲げるもの
ア 職員の人事、給与等人事管理に関するもので永久保存の必要がないもの
イ 企業団議会に関するもので永久保存の必要がないもの
ウ 陳情、請願等に関するもの
エ 経理に関する帳票のうち総勘定元表以下の帳票
オ 叙位、叙勲、表彰及びほう章等で将来の例証となるもの
カ 許可、認可、契約、覚書、協定等で10年を超えて保存の必要がないもの
キ 各種統計資料及び学界関係資料
ク 企業債及び補助金に関するもの
ケ その他10年保存を必要とするもの
(3) 5年保存に属するもの 次に掲げるもの
ア 職員の旅行命令簿及び復命書
イ 照会、回答及びその他往復文書で5年を超えて保存の必要がないもの
ウ 経理に関する帳票及び証拠書類で5年を超えて保存の必要がないもの
エ 許可、認可、契約、覚書、協定等で5年を超えて保存の必要がないもの
オ 各種統計調査で経営上参考となるもの
カ その他5年保存を必要とするもの
(4) 3年保存に属するもの 次に掲げるもの
ア 軽易な照会、回答及びその他往復文書で3年を超えて保存の必要がないもの
イ 各種日誌
ウ 職員の服務に関する願い、届出等で3年を超えて保存の必要がないもの
エ 文書の収受及び発送に関するもの
オ 一時の処理に属する申請書、届出書及び通知書等で3年を超えて保存の必要がないもの
カ 消耗品及び材料に関するもの
キ その他3年保存を必要とするもの
(5) 1年保存に属するもの 前各号に属さないもの
(保存年限の延長)
第35条 保存文書のうち、保存年限を満了した時点においてなお保存の必要があると認められるものは、文書主管課長と協議のうえ更に保存年限を定めて保存することができる。
(書庫の管理)
第36条 書庫は、文書主管課において管理するものとする。
2 書庫内は、常に清潔、整頓し、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。
3 書庫に立ち入る場合は、文書主管課に申し出なければならない。
(文書の廃棄)
第37条 課の長は、保存年限の経過した文書について調査し、廃棄文書引継書(別記第8号様式)に所要事項を記載し、文書主管課長に引継がなければならない。
2 保存年限満了前であっても、保存の必要がなくなった文書は、文書主管課長と協議し、前項の規定に準じ廃棄することができる。
3 保存を要しない文書及び一時の通知又は資料等で後日参照を必要としない軽易な文書等は、完結後直ちに、又は当該期間を経過したときに廃棄することができる。
(廃棄の方法)
第38条 文書主管課長は、前条第1項の規定により引継ぎを受けた廃棄文書は、企業長の決裁を経てすべて焼却、裁断等により処理しなければならない。
附則
この規程は、令和5年8月1日から施行する。
