東総広域水道企業団職員の勤務等の庶務事務における情報通信技術の利用に関する規程

○東総広域水道企業団職員の勤務等の庶務事務における情報通信技術の利用に関する規程

令和5年7月20日

規程第9号

(趣旨)

第1条　この規程は、職員が企業長等に対して行う勤務等に係る申請、届出及び報告等(以下「申請届出等」という。)を、情報通信技術を利用したグループウエアシステムにより行うことができるようにするため、必要な事項を定める。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2)　企業長等　企業長、事務局長及び各課の長をいう。

(3)　グループウエアシステム　職員の情報伝達の迅速化及び効率化並びに情報の共有化を図るためのソフトウエアで構築されたシステム及びその機能をいう。

(4)　電子文書　電子計算処理上の磁気記録により作成した文書記録をいう。

(5)　電子決裁　電子文書を回議する場合に、グループウエアシステムの電子決裁機能を用い、電子計算処理上の電磁的記録により決裁することをいう。

(6)　条例等　条例、規則、規程及び訓令をいう。

(7)　書面等　書面、書類、文書、謄本、抄本、正本、副本、複本その他文字、図形その他の人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう。

(グループウエアシステムによる申請届出等)

第3条　条例等に定める申請届出等で、企業長が別に定めるものは、当該申請届出等に関する条例等の規定により書面等により行うものとしている場合であっても、当該条例等の規定にかかわらず、グループウエアシステムを使用して行わせることができる。

2　前項の規定により行われた申請届出等については、当該申請届出等に関する条例等の規定により書面等により行われたものとみなして、当該申請届出等に関する条例等の規定を適用する。

(電子決済履歴)

第4条　電子決裁の履歴は、決裁年月日、所属、役職、氏名及び決裁結果の電磁的記録により管理する。

(証拠書類等)

第5条　申請届出等に要する証拠書類等の添付書類は、電子文書に添付した電磁的記録とする。

(管理責任者)

第6条　電子文書の電磁的記録を厳正に管理するため管理責任者を置き、総務課長をもって充てる。

(管理責任者の責務)

第7条　管理責任者は、電子文書の電磁的記録を適切に保存し、及び管理しなければならない。

(電磁的記録の保存年限等)

2　保存年限の期間の計算は、当該電磁的記録の完結した日の属する年度の翌年度から起算する。ただし、暦年による電磁的記録は、その完結した年の翌年1月1日から起算する。

3　管理責任者は、保存年限を満了した電磁的記録についてなお保存の必要があると認められるものは、更に保存年限を定めて保存することができる。

4　管理責任者は、保存年限を経過した電磁的記録は、復元不可能な状態に消去するほか、不要となった電磁的記録媒体を裁断等により破壊して処分しなければならない。

(その他)

第9条　この規程に定めるもののほか、勤務等に係る申請届出等の情報通信技術の利用に関し必要な事項は、別に定める。

附則

この規程は、令和5年8月1日から施行する。